Tutorial : แนะนำการพิมพ์ผลการตอบกลับแบบแยกรายการอัตโนมัติจาก Google Forms โดยใช้ Form Publisher

Posted on by

การพิมพ์ผลการตอบกลับแบบแยกรายการอัตโนมัติโดยใช้ Form Publisher

Form Publisher

    เป็น Add-ons (ส่วนเสริม) ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Google Forms ประโยชน์หลักของ Form Publisher คือสร้างไฟล์สำหรับนำเสนอผลการตอบกลับที่เป็นข้อมูลดิบแบบแยกรายการเป็น Google Docs หรือ Google Spreadsheets โดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้ไม่เสียเวลาในการพิมพ์ และสะดวกในการใช้งาน เพียงแค่สร้าง Template หรือต้นแบบสำหรับการรายงานผล ซึ่ง Add-ons นี้เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการนำผลการตอบกลับไปทำรวบรวมเป็นเอกสารเพื่อนำไปประยุกต์ใช้งาน

ข้อดีของ Form Publisher

  • สร้างไฟล์สำหรับนำเสนอผลการตอบกลับ ได้ตามรูปแบบที่ต้องการ
  • สามารถ export เป็นไฟล์ PDF
  • จัดเก็บไฟล์ที่สร้างขึ้นมาเป็นหมวดหมูใน Folder ใน Google Drive
  • มีการจัดการไฟล์ที่สร้างขึ้น
  • แชร์ไฟล์ที่สร้างขึ้นไปยังอีเมลที่เลือกไว้โดยอัตโมมัติ

ข้อจำกัดของ Form Publisher

  • สร้างไฟล์ 1 ไฟล์ ต่อผลการตอบกลับ 1 รายการ
  • สร้างได้แค่ 100 ไฟล์ต่อเดือน (สำหรับเวอร์ชันฟรี)

 

ขั้นตอนการใช้งาน Form Publisher

  1. ติดตั้ง Form Publisher จากรายการ Add-ons (ศึกษาขั้นตอนการติดตั้งได้ที่ การติดตั้งส่วนเสริมสำหรับ Google Forms)
  2. เมื่อติดตั้งสำเร็จ ให้ไปที่ Add-ons เลือก Form Publisher แล้วเลือก Get StartedFormPublish1
  3. จะปรากฏแถบด้านข้างให้กำหนดค่า โดยเริ่มจากเลือกประเภทของ Template ซึ่งในที่นี้เลือกเป็น DocumentsFormPublish2
  4. จากนั้นจึงทำการเลือกไฟล์ที่จะมาเป็น Template หรือสร้าง Template ขึ้นมาใหม่ ในที่นี้เลือก NO, PLEASE CREATEFormPublish3
  5. ตรวจสอบ Marker ในขั้นตอนนี้สามารถเปลี่ยนไฟล์ Template ได้หากต้องการเปลี่ยนรูปแบบของไฟล์ที่จะนำเสนอ โดยไฟล์ที่เลือกหรือที่สร้างมานั้นจะต้องมี Marker ที่มีรูปแบบเป็นเครื่องหมาย <<…>> ซึ่งภายในเครื่องหมายนี้เป็นคำถามที่ใช้ในการสำรวจข้อมูล เช่น <<ชื่อ-นามสกุล>>FormPublish4ตัวอย่างไฟล์ TemplateFormPublish5
  6. เลือก Folder ปลายทางสำหรับสร้างไฟล์ และตั้งค่าการกำหนดชื่อไฟล์FormPublish6
  7. กำหนดอีเมลสำหรับแชร์ไฟล์ และกำหนดการแจ้งเตือน จากนั้นจึงกด NextFormPublish7
  8. เมื่อกำหนดค่าต่างๆเรียบร้อยแล้ว สามารถสร้างไฟล์จากผลตอบกลับได้ (ต้องเป็นแบบสอบถามที่ได้รับการตอบกลับแล้วเท่านั้น) โดยไปที่  เลือก Form Publisher แล้วเลือก Regenerate FileFormPublish8
  9. เลือกวันที่ และคลิกเลือกผลการตอบกลับที่นำมาสร้างเป็นไฟล์ จากนั้นคลิกที่ REGENERATEFormPublish9
  10. ตรวจสอบผลการสร้างไฟล์ โดยไปที่ Folder ปลายทางที่กำหนดไว้ในขั้นตอนข้างต้น และลองเปิดไฟล์FormPublish10

ตัวอย่างไฟล์ประเภท Documents

หากทำการแก้ไขไฟล์ต้นฉบับให้เหมาะสมกับการใช้งานFormPublish11

จะได้ไฟล์ผลการตอบกลับดังนี้FormPublish12

ตัวอย่างการเลือกไฟล์ประเภท Spreadsheets

ไฟล์ที่สร้างขึ้นมาใหม่จาก Add-ons Form Publisher อาจไม่เหมาะสมกับการใช้งานFormPublish13ทำการแก้ไขไฟล์ SpreadsheetsFormPublish14

ไฟล์ผลการตอบกลับFormPublish15